Multifunctioneel gebruik van schoolgebouwen volgens OVSG: winwin voor iedereen

Zijn er plaatsen te kort in de kinderopvang? Dan kan die misschien ondergebracht worden in het nieuwe schoolgebouw. Worden de refter en de sporthal buiten de schooluren voor het lokale verenigingsleven gebruikt? Ook dat is mogelijk en alle bewoners zullen het waarderen. Sinds het decreet Open Scholen (maart 2024) is het openstellen van een schoolgebouw voor andere functies niet langer een goed idee, maar verplicht. Gedeeld gebruik is nu een voorwaarde om subsidies te krijgen voor de bouw of renovatie van een schoolgebouw groter dan 400 m². De Vlaamse regering wil zo een oplossing bieden voor de nood aan ruimte.

Subsidies combineren

Om het gedeeld gebruik mee te bekostigen is het mogelijk om subsidies te combineren. Een modale basisschool heeft recht op een gesubsidieerde oppervlakte van 320 tot 485 m² voor de sporthal. Het staat de gemeente vrij om – weliswaar zonder subsidies – groter te bouwen om zo tot een gebouw te komen waarvan de sporthal, maar ook de eetzaal, de speelplaats, … voor andere doelen gebruikt worden. Dat vraagt een extra investering door de gemeente; maar een sporthal waarvan een deel gesubsidieerd wordt, blijft goedkoper dan één die helemaal niet gesubsidieerd wordt. Bovendien geniet ook het niet-gesubsidieerde deel van het gunstige BTW-tarief van 6%. Voor het AGION-dossier moet er wel een opsplitsing gemaakt worden zodat duidelijk is welk deel wel en welk deel niet gesubsidieerd wordt.

Een schoolbestuur kan de bouwsubsidies combineren met die van andere subsidiërende instanties (Welzijn, Onroerend Erfgoed, …). Subsidies mogen theoretisch gecumuleerd worden tot de volle 100% van de kostprijs, maar de ervaring leert dat deze combinatie in de praktijk niet altijd even evident is omdat de subsidievoorwaarden soms erg kunnen verschillen of tegenstrijdig zijn. Daarnaast zijn er ook projectoproepen die het openstellen van sportinfrastructuur en speelplaatsen aanmoedigen.

Enkele valkuilen

Multifunctioneel gebruik van schoolgebouwen heeft veel voordelen, maar er zijn ook enkele valkuilen. Zo kunnen er misverstanden zijn over het toewijzen van de kosten. De verlichting en de verwarming die ​’s avonds en in het weekend brandt, bijkomende poetsbeurten, speeltoestellen en ander materiaal dat sneller verslijt of stuk gemaakt wordt, … Het zijn allemaal extra kosten die soms moeilijk uit te splitsen zijn. Vaak worden deze kosten onterecht opgenomen in de uitgaven van de school; maar dat is niet de bedoeling, want de werkingsmiddelen voor onderwijs moeten integraal naar het onderwijs zelf gaan. Om het financiële beheer correct te kunnen doen is een toewijzing van de kosten noodzakelijk.

Afspraken maken

Een goed gedeeld gebruik van hetzelfde gebouw vraagt ook duidelijke afspraken. Als een klaslokaal gebruikt wordt door een basisschool en ​’s avonds, op woensdagnamiddag of in het weekend door de muziekafdeling van het deeltijds kunstonderwijs, moeten heel wat praktische dingen worden afgesproken. Hoe moet de klas bv. opgesteld staan zodat iedereen vlot met zijn lessen kan beginnen? Mag de leraar van de basisschool ook met de piano aan de slag? Goede afspraken en open communicatielijnen vermijden misverstanden. Daarom is het belangrijk om bij de start van een project al rekening te houden met naschools gebruik.

Wie doet de deur open (en weer dicht)?

Sinds het decreet Open Scholen er is, wordt de vraag naar wie het gedeeld gebruik in goede banen leidt nog urgenter. Vaak is het de al overbevraagde schooldirecteur die de deur moet openen en die merkt dat de ruimte niet netjes achtergelaten is. Het is nochtans niet zijn taak om op alle mogelijke uren te gaan controleren of het licht nog brandt. Daarom vraagt OVSG (Onderwijsvereniging van Steden en Gemeenten) aan de Vlaamse regering organisatorische en financiële ondersteuning voor scholen die hun gebouwen openstellen.

Uit de ervaringen van besturen en directies die hun gebouwen al langer openstellen, distilleren we vijf tips om tot een goed gedeeld gebruik te komen.

Tip 1: plan vooraf waarvoor je je infrastructuur wil gebruiken 

Bij nieuwbouw of renovatie moet je meteen inplannen welke ruimtes je wil delen en waar die liggen. Hiervoor overleg je vooraf met de verenigingen. Kun je de ruimtes voor gedeeld gebruik apart afsluiten? Is er een fietsenstalling? Is er sanitair? Is er voldoende bergruimte? Wat hebben de verenigingen nodig? Denk bv. aan spiegels voor de balletles. Het doel van dat overleg is om tot een consensus te komen tussen alle gebruikers.

Tip 2: maak goede afspraken en blijf communiceren 

Zorg ervoor dat je van elke vereniging of gebruiker een aanspreekpunt en eindverantwoordelijke kent, met mail en gsm-nummer. Je spreekt af wat kan en wat niet. Maak stappenplannen en handleidingen voor de verwarming, de geluidsinstallatie, de koffiemachine. Als er een nieuwe verantwoordelijke komt, ga je ook met die persoon in overleg. Regelmatig plan je een gesprek om te evalueren hoe het verloopt.

Tip 3: een uurrooster voorkomt frustratie 

Een uurrooster maakt duidelijk wie wanneer welke ruimte gebruikt. Conciërge, directeur, poetsploeg en de aanspreekpunten van de verenigingen delen dit uurrooster. Zo voorkom je dat de poetsploeg net gepoetst heeft in een refter waar een uur later een kookactiviteit is.

Tip 4: controleer elke dag 

Zeker als je meer gebruikers hebt, moet je elke dag controleren. Dat kan bv. gebeuren door een conciërge of een medewerker van de gemeente die elke dag een rondgang doet. Het is zeker niet de taak van de schooldirecteur om dit er bovenop zijn al zware opdracht bij te nemen.

Tip 5: weet wie verantwoordelijk is bij schade 

Als er schade is of een toestel stuk is, moet dat gemeld worden aan het gemeentebestuur. Een onafhankelijke firma doet dan een onderzoek. Zowel de school als de verenigingen hebben een verzekering. Het is belangrijk dat de kost juist wordt toegewezen. Als een gebruiker de schade niet betaalt, kan die uitgesloten worden van de locatie.

Begeleiding bij subsidiëring scholenbouw door OVSG

De Onderwijsvereniging van Steden en Gemeenten (OVSG) is de ledenorganisatie van 257 steden en gemeenten in Vlaanderen en Brussel die onderwijs organiseren. OVSG promoot en ondersteunt het onderwijsproject van haar leden via pedagogische begeleiding, vorming, juridisch advies en belangenbehartiging. Met 783 onderwijsinstellingen in alle onderwijsniveaus (basis, secundair, volwassenenonderwijs, deeltijds kunstonderwijs en clb’s) vormt het stedelijk en gemeentelijk onderwijs ca. 398.000 kinderen, jongeren en volwassenen.

Als een stad of gemeente plannen heeft voor de bouw of renovatie van onderwijsinfrastructuur, kan ze terecht bij de dienst schoolgebouwen van OVSG. Twee stafmedewerkers begeleiden het indienen van het dossier en het verloop van de subsidiëringsaanvraag. Elk schooljaar worden infosessies georganiseerd voor besturen die subsidiëring willen aanvragen voor een bouwproject. De stafmedewerkers van OVSG combineren live en digitaal overleg met de besturen en kunnen zo op maat van het lokale project ondersteunen. De schoolbesturen krijgen ook advies over hoe ze hun dossier kunnen actualiseren en hoe ze een maximaal subsidiebedrag kunnen verkrijgen.

Meer informatie via www.ovsg.be

Stafmedewerkers scholenbouw Dries Naulaers en Geert Gabriëls, schoolgebouwen@ovsg.be